Business Letter Format

ব্যাংক রিটেনের Business Letter Format

Business Letter অনেকভাবে লেখা যায়। তবে ব্যাংকের রিটেন পরীক্ষায় সাধারণত দুই ধরণের Business Letter আসতে দেখা যায়। যেমন-

১। Institution to Person

২। Person to Institution

১। Institution to Person: এই টাইপের Business Letter সাধারণত প্রতিষ্ঠানের প্যাডে লেখা হয়।

ক. পরীক্ষার খাতায় আপনি প্যাডটি তৈরি করে দিতে পারেন এভাবে-

জনতা ব্যাংক লিমিটেড

জনতা ভবন কর্পোরেট শাখা

১১০, মতিঝিল, বা/এ

ঢাকা-১০০০

ফোন:   +৮৮ ০২ ..................     ইমেইল:....................................

সূত্র: জেবিসিবি/ এলসি/মইন/২০২০-২১                                                                      তারিখ: ০৩/০৪/২০২০

(ব্যাখ্যা: সূত্রটি আসলে পরবর্তীতে চেনার জন্য Meaningful যেকোন কিছুই হতে পারে। এখানে জনতা ভবন কর্পোরেট শাখাকেই সংক্ষেপে  জেবিসিবি লিখেছি। যেহেতু এলসি বিষয়ক তাই এলসি লিখেছি। যিনি এলসি খুলবেন তার নাম লিখেছি। ২০২০ হচ্ছে এলসি খোলার বছর। ২১ হচ্ছে ২০২০ সালের ২১ নম্বর এলসি। আর তারিখটা হবে Business Letter ইস্যুর তারিখ।)

খ. যাকে প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে Business Letter লেখা হচ্ছে তার পূর্ণাঙ্গ ঠিকানা। যেমন-

মোঃ মইন খ।।

২১/১২ কাওরান বাজার

ঢাকা

গ. সংক্ষেপে বিষয় শিরোনাম দিয়ে লেখা। যেমন-

বিষয়: এলসি সম্পর্কিত প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টস সরবরাহ প্রসঙ্গে।

ঘ. সম্বোধন করা। এক্ষেত্রে কমা(,) ব্যবহার না করে কোলন(:) ব্যবহার করবেন। তবে কমা(,) এর ব্যবহার প্রচলিত। যেমন-

Dear Mr. Moin:

ঙ. বডি। যদি মি. মইন আগেই এলসি খোলার আবেদন করে থাকে তাহলে সেই আবেদনের reference দিয়ে শুরু করবেন। যেমন-

In reference to your letter dated 29/02/2020 … … …

বডিতে আপনি প্রয়োজনীয় সংখ্যক প্যারা করতে পারেন – কোন সমস্যা নাই।

তবে শেষ প্যারাটি হবে আপনার Concluding Para. এই প্যারাতে আপনি আসলে কী চান বা কী করতে হবে তা জানিয়ে শেষ করতে হবে। যেমন-

Under the circumstances, you are advised to send the required documents and help us to finish the procedure of opening the L/C.

চ. Business Letter টির Concluding Para লেখার পর প্রয়োজন অনুযায়ী লিখুন-

Sincerely,/ ধন্যবাদান্তে,/ আপনার বিশ্বস্ত, – ইত্যাদি।

ছ. Sincerely,/ ধন্যবাদান্তে,/ আপনার বিশ্বস্ত, – এর কেবলই নিচে সিগনেচার দিবেন। সিগনেচারের নিচে আপনার পুরো নাম, ডেজিগনেশন ইত্যাদি দিবেন।

জ.  ‘ছ’ অংশ শেষ হয়ে যাওয়ার পর, আপনি যদি Mr. Moin কে কোন Attachment পাঠাতে চান তাহলে তা ক্রমানুসারে উল্লেখ করে দিবেন। যেমন-

Attachment:

1.

2.

ঝ. যেহেতু এটা একটা Business Letter, আপনাকে এই লেটারটির সিসি(কার্বন কপি) সংশ্লিষ্ট আরো দুয়েকটা ডিপার্টমেন্টে পাঠানো লাগতে পারে। সেক্ষেত্রে,  Attachment এর নিচে এভাবে লিখুন-

CC/অনুলিপি:

1. Designation, Dept No, Full Address.

2.

আপনি চাইলে খাম দিতেও পারেন, নাও পারেন। কারণ, এখন Business Letter ইমেইলেও দেয়া হয়। তাই খাম দেয়াটা আবশ্যক নয়। নিচের ছবিটা দেখুন-

এ তো গেল Institution to Person Business Letter। এবার আসি Person to Institution Business Letter এর ক্ষেত্রে। তার আগে মাথাটা পরিষ্কার করার জন্য একটু হেসে নেই।

সনাতন দা’র মুরগির খামারে ১০টি মুরগি ও একটি মোরগ ছিল। কিন্তু সময় হয়ে গেলেও মুরগিগুলো ১/২ টার বেশি ডিম পাড়ছিল না। সনাতন দা’র মেজাজ গেল খারাপ হয়ে। পরের দিন একটা লম্বা ছুরি নিয়ে মুরগিগুলোর কাছে গিয়ে বলল যে, কাল থেকে যদি প্রত্যেকটা মুরগি দুইটা করে ডিম না পাড়ে তাহলে কপালে খারাবি আছে। পরের দিন সনাতন দা খামারে গিয়ে দেখেন যে, ২১টা ডিম। দাদার তো আক্কেল গুড়ুম! ডিম তো ২০টা হওয়ার কথা! কে একটা বেশি পেড়েছে? কোন মুরগিই স্বীকার করে না। সব দোষ গিয়ে পড়লো মোরগের ঘাড়ে। মোরগ বলল, আমি মোরগ। একটার বেশি ডিম পাড়তে পারিনি।

যাহোক,

২। Person to Institution: আপনি যদি Institution to Person এর Format টা ভালভাবে বুঝে থাকেন, তাহলে Person to Institution Business Letter আপনার জন্য ডাল-ভাত। তারপরও একটু ক্লিয়ার করি-

ক. এই টাইপের Business Letter এর ক্ষেত্রে আপনার প্যাডের কোন প্রয়োজনীয়তা নেই। আপনি লেটারের শুরুতেই আপনার নিজের ফুল Address টা দিবেন। যেমন-

মোঃ মইন খান

২১/১২ কাওরান বাজার

ঢাকা

ফোন:

ইমেইল:

খ. কারেন্ট ডেট দিবেন। যেমন-

১৮ আগস্ট, ২০১৮

গ. যাকে লিখছেন তার নাম/ডেজিগনেশন, কোম্পানির নামসহ পূর্ণাঙ্গ ঠিকানা। যেমন-

ম্যানেজার/ইনচার্জ/উপ-মহাব্যবস্থাপক

জনতা ব্যাংক লিমিটেড

জনতা ভবন কর্পোরেট শাখা

১১০, মতিঝিল, বা/এ

ঢাকা-১০০০

ফোন:

ইমেইল:

ঘ. সংক্ষেপে বিষয় শিরোনাম দিয়ে লেখা। যেমন-

বিষয়: আপনার শাখায় একটি এলসি খোলার আবেদন।

ঙ. সম্বোধন করা। এক্ষেত্রে কমা(,) ব্যবহার না করে কোলন(:) ব্যবহার করবেন। তবে, কমার ব্যবহার প্রচলিত। যেমন-

প্রিয় মহোদয়:/মহোদয়:/Dear Sir:

চ. বডি। যদি আপনি আগেই এলসি খোলার আবেদন করে থাকে তাহলে সেই আবেদনের reference দিয়ে শুরু করবেন। যেমন-

In reference to my letter dated 29/02/2020 … … …

যদি এটা আপনার ফ্রেশ আবেদন মানে প্রথম আবেদন হয় তাহলে reference এর কোন প্রয়োজন নেই। বডিতে আপনি প্রয়োজনীয় সংখ্যক প্যারা করতে পারেন – কোন সমস্যা নাই।

তবে শেষ প্যারাটি হবে আপনার Concluding Para. এই প্যারাতে আপনি আসলে কী চান বা কী করতে হবে তা জানিয়ে শেষ করতে হবে। যেমন-

Under the circumstances, I request you to take necessary action in opening the L/C and oblige thereby.

ছ. Business Letter টির Concluding Para লেখার পর প্রয়োজন অনুযায়ী লিখুন-

Sincerely,/ ধন্যবাদান্তে,/ আপনার বিশ্বস্ত, – ইত্যাদি।

জ. Sincerely,/ ধন্যবাদান্তে,/ আপনার বিশ্বস্ত, – এর কেবলই নিচে সিগনেচার দিবেন। সিগনেচারের নিচে আপনার পুরো নাম দিবেন।

ঝ.  ‘জ’ অংশ শেষ হয়ে যাওয়ার পর, আপনি যদি ম্যানেজার/ইনচার্জ/উপ-মহাব্যবস্থাপক কে প্রয়োজনীয় Attachment পাঠাতে চান তাহলে তা ক্রমানুসারে উল্লেখ করে দিবেন। যেমন-

Attachment:

1.

2.

ঞ. এই Business Letter এ আপনার সিসি(কার্বন কপি) পাঠানোর কোন প্রয়োজন নেই।

এই হল আপনার ব্যাংকের রিটেন পরীক্ষায় আসা Business Letter এর Standard Format. উভয় ক্ষেত্রেই, প্যারাগুলো Left Alignment এ লিখবেন। নিচের ছবিতে দেখুন। আরও ক্লিয়ার হয়ে যাবে।

Business Letter বাংলা হোক আর ইংরেজি হোক বা মান্দারিন- Format এটাই। ভাষাটা হবে ফরমাল, বাহুল্যবর্জিত এবং To the Point.

এবার কথামত ব্যাংকের কোন শাখায় একটি এলসি খোলার আবেদনপত্র Person to Institution এর Format অনুযায়ী লিখে দিলাম।

প্রশ্ন: আপনি মোঃ মইন খান। জনতা ভবন কর্পোরেট শাখায় একটি এলসি খোলার জন্য একটি আবেদনপত্র লিখুন।

(এলসি(Letter of Credit): এক দেশ থেকে অন্য দেশে পণ্যসামগ্রী আমদানি করে মূল্য পরিশোধের বা রপ্তানি করে মূল্য গ্রহণের ক্ষেত্রে সবচেয়ে নিরাপদ মাধ্যম হলো ব্যাংক। আর ব্যাংকের মাধ্যমে বিদেশ থেকে পণ্য আমদানি বা বিদেশে পণ্য রফতানির যে প্রক্রিয়া সেটা হলো Letter of Credit বা এলসি। )

উত্তর:

মোঃ মইন খান

২১/১২ কাওরান বাজার

ঢাকা

ফোন:

ইমেইল:

১৪ জুলাই, ২০১৮

ম্যানেজার/ইনচার্জ/উপ-মহাব্যবস্থাপক

জনতা ব্যাংক লিমিটেড

জনতা ভবন কর্পোরেট শাখা

১১০, মতিঝিল, বা/এ

ঢাকা-১০০০

বিষয়: আপনার শাখায় একটি এলসি খোলার জন্য আবেদন।

মহোদয়,

যথাবিহিত সম্মান প্রদর্শনপূর্বক জানাচ্ছি যে, আমি মোঃ মইন খান, পিতা-আ: মজিদ খান আপনার শাখায় একটি চলতি হিসাব নম্বর … … গত ৬মাস ধরে পরিচালনা করে আসছি। আমার হিসাবের বর্তমান স্থিতি … … টাকা (… … ডলার সমমান)। আপনার অবগতির জন্য জানাচ্ছি যে, আমি আপনার শাখার মাধ্যমে ০% (শুন্য) মার্জিনে শ্রীলঙ্কা থেকে ১০০ টন মসলা আমদানী করতে চাই। এ বিষয়ক সমস্ত প্রকার ব্যয় আমার উল্লিখিত হিসাব থেকে নির্বাহ করা হবে। ইতোমধ্যে শ্রীলঙ্কান রপ্তানীকারক প্রতিষ্ঠান মসলার দাম ও নমুনার বিবরণ দিয়ে এলসির মাধ্যমে মূল্য পরিশোধ করার শর্তে আমাকে Proforma Invoice প্রেরণ করেছে।

এমতাবস্থায়, শ্রীলঙ্কা থেকে ১০০ টন মসলা আমদানী করার জন্য আপনার শাখায় … … ডলার মূল্যের একটি এলসি খোলার প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের অনুরোধ জানানো হল।

উল্লেখ্য যে, এলসি খোলার প্রয়োজনীয় কাগজপত্র এতদসঙ্গে প্রেরণ করা হল।

ধন্যবাদান্তে,

.............................................

(মোঃমইন খান)

সংযুক্তি:

১. শ্রীলঙ্কান রপ্তানীকারক প্রদত্ত Proforma Invoice;

২. Import Registration Certificate;

৩. Business Identification Number;

৪. Trade License;

৫. TIN Number;

৬. সর্বশেষ TIN Certificate;

৭. গত ৬মাসের ব্যাংক স্টেটমেন্ট;

৮. Voter ID Number.